展示会設営の流れとスケジュールの立て方について

事前準備がポイント

展示会を成功させるためには、事前準備が大切です。
特に、ブースの設営は、すぐにできるものではないため、流れを把握した上でスケジュールを立てる必要があります。
最低でも半年前から展示会出展の準備をしなければなりません。
6ヶ月前からの流れを知っておきましょう。
はじめに、展示会に出展する目的や目標を決めてください。
例えば、新規顧客の獲得という目的を立てた場合、その目的を達成するための名刺の枚数、商談件数、受注件数、売り上げ金額など具体的な数値目標を設定します。
しかし、名刺ばかりが集まると、成果につながらないため、名刺交換の枚数には注意が必要です。
次の流れは、ブースのサイズやコンセプトを決め、それにマッチする展示会を探します。
目的や目標が達成できそうな展示会に申し込みしましょう。

余裕を持ってスケジュールを立てよう

展示会の申し込みをした後は、ブースの場所決めです。
ブースの場所は、展示会の成功に大きく影響します。
来場者の動線や、通路の広いところに面した場所を選ぶと、多くの来場者を呼び込むことができるでしょう。
ブースの場所決めは、申し込みが早い企業から有利になる場合があるため、最低でも半年から3ヶ月前には申し込みを行ってください。
2ヶ月前から5ヶ月前になると、展示会に参加するスタッフ決め、スケジュール調整をしていきます。
特にスケジュールは、余裕を持って立てることが大切です。
次に、展示会に出展することを顧客に知らせるDMやメール、招待状、ノベルティ、パンフレット、展示パネルなどを準備します。
2ヶ月〜4ヶ月前には、ブースのデザインを決めましょう。
ブースのデザインは手間と時間がかかりますが、展示会を成功させるための重要な要素です。
ブース設営、運営業者に依頼するとスムーズに進みます。
1ヶ月前は、顧客に案内状を送ったり、アポイントを取ったりしましょう。
展示会2日前は、ブースの設営が始まります。
搬入の準備をしてください。
前日は、設営されたブースの最終確認を行います。
パネル、商品、サービスなどの見やすさや、来場者が入りやすいかどうかの確認を行い、修正をしましょう。
このように、展示会の出展には様々な準備をしなければなりません。
余裕を持ってスケジュールを立ててください。