イベントコラム

展示会準備は煩雑な業務の連続！

このコラムに辿り着いた人の大半は、
企業の展示会担当者であり、
展示会に出展することは決まっているが設営業者がまだ決まっていない状況ではないでしょうか。
社内に展示会出展専門の部署があることは珍しく、
ほとんどの担当者が通常の業務と並行して展示会出展業務を担っています。
通常業務でも忙しいのに、
展示会出展業務は負担が大きすぎる。。。
多くの担当者が抱えている悩みです。

では、展示会出展業務の何が負担を大きくしているのでしょうか。

それは、多岐にわたる専門知識と、
正解のない完成形だと弊社は考えています。
展示会の業務にはこれといった定型があるわけではなく、
逆に選択肢は無限大。
考えれば考えるほど目移りしてしまい決定が難しくなってしまう、
展示会出展はそんな厄介な業務ではないでしょうか。

ここで、弊社がこれまでの経験から学び取った準備の進め方の大枠を書いておきます。
何事にもまずは全体像の把握からです、
是非参考にしてみてください。

展示会準備~本番の流れ

＜企画段階＞
企画立ち上げ
目標設定
予算設定
コンセプト・テーマ設定
展示内容・方法設定
企画書作成
稟議

＜準備段階＞
展示会申込・諸手続き
説明会参加
電気、水等使用申込

招待客アナウンス（メール、電話、DM等）
一般アナウンス（HP、ポスター等）
社内アナウンス

ブース詳細設定
デザイン・設計
資材・備品購入
部材制作（事前制作分）
当日配布資料、チラシ作成
映像・パネル作成

設営撤去スケジュール作成
輸送手配
スタッフ手配
交通・宿泊手配

＜本番段階＞
設営日対応（前々日～前日）
本番対応（2～4日間）
撤去対応（最終日会期終了後）

＜終了後段階＞
会期終了後対応
アンケート整理
名刺整理
サンクスメール送付等
精算・支払い
結果報告書作成

必ずしもすべての企業様にあてはまる訳ではないと思いますが、
大方このような流れで業務が進んでいきます。

この項目を見てわかるように、
専門的に扱っていないと判断が難しい項目がいくつも。。。
しかも展示会の成功失敗に大きく関わってくる判断も。。
この辺りが展示会出展業務を負担の大きいものにしている具体的な原因だと思われます。

ひとまず全体像を把握して今自社がどの段階にいるのかを判断してみてください。
そうすれば、今何が抜けているのか、
これから何をすべきかが明確になり、
成功に向けた具体的なマイルストーンが立てられるようになります。

次回のコラムからは、
各段階でのおさえるべきポイントや選択肢についてお伝えしていこうと思います。

ここまで読んでいただきありがとうございます、
少しでも展示会担当者のお力添えになれば幸いです！

文責：ガルーダシップ展示会担当 桑野